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Lorsque vous lancer votre activité vous devez faire face à des débuts difficiles, quand la confiance de votre public cible n’est pas encore acquise, vous devez vous faire connaître et faire connaître votre solution. Il faut absolument réaliser des ventes mais le niveau que vous atteignez ne vous permet pas de couvrir vos charges et les dettes que vous avez contractées pour lancer votre entreprise.

A ces difficultés pour gagner des parts de marché il y a le problème des travaux effectués et non rémunérés : les impayés.

Il y a quelques semaines j'ai assisté à une rencontre organisée par Le CWEN (Cameroon Women Entrepreneur Network) autour de la Gestion du risque d’impayés chez la PME. Il faut bien préciser PME parce qu’une grande entreprise aura accès à tout un éventail d’autres astuces.

Pour en revenir à cet atelier, c’était l’occasion de compléter quelques points avec des retours d’expériences parfois loufoques et des astuces toutes simples. Voici donc le résultat avec ces quelques points à mettre en œuvre pour vous aider à réduire le risque des impayés

1- Obtenir l’accord verbal ou écrit pour les conditions et les prix proposés

C’est dans le vide que le désordre s’installe. Il est important d’avoir l’accord explicite de votre client. Surtout si vous vous êtes lancé dans une négociation durant laquelle vous êtes revenu sur le niveau de la prestation et le prix. Le client peut, volontairement ou non, avoir retenu l’accord à son avantage. Quand vous demandez votre argent on vous répond « N’est-ce pas on s’était entendu sur … FCFA ? »

Si l’échange était en ligne il vous suffit de faire une capture d’écran pour le lui envoyer.

2- Définir des conditions de ventes claires

Vous devez préciser les conditions de paiements et les prix mais surtout  les rendre accessibles au client pour qu’il ne puisse pas les contester avec un  « je ne savais pas ». Prenons l’exemple d’une participante de cet atelier. Si vous avez un salon de coiffure il faudrait afficher les prix au niveau du miroir, écrit bien proprement et visiblement. Veuillez aussi à attirer son attention sur les prix. Si elle dit avoir mal lu des caractères d’imprimerie de bonne taille ce n’est pas votre niveau de compétences. 

C’est la même chose pour une entreprise qui fournit un protocole d’accord ou envoi une facture avec les conditions de vente. Toute poursuite de la prestation implique l’accord tacite des différents éléments, surtout si vous pouvez prouvez que la personne l’a reçu.

3- Instaurer quand c’est possible le paiement d’une avance

Vous courrez le risque sur une partie de la somme et non la totalité. Pour moi c’est entre 50 et 70% d’avance, sauf avec des anciens clients. Ceci est un risque bien sûr mais dans le cas de certaines commandes, et surtout de certains partenariats, cela peut se faire. Rassurez-vous seulement d’être en mesure de supporter ce délai dans le fonctionnement de votre activité.

4- Mettre en place des actions de recouvrement

Il faut établir une routine dans le recouvrement :

  • Limiter le crédit : Une PME n’a pas toujours les moyens de supporter de lourds chantiers. Vous pouvez emprunter mais pourrez-vous rembourser ?
  • Un délai pour initier une relance pour le solde d’une créance ;
  • Des éléments de langages à exploiter pour relancer le client de manière ferme ou subtile selon les cas ;

 

Les actions à mener pour le recouvrement

Une fois que vous petes lancé dans le recouvrement il existe des voies simples :

  • Le courrier commercial qui tend à conserver la relation tout en rapelant poliment qu'il y a un encours à solder,
  • La visite du commercial qui suit la lettre et montre une volonté de négociation. Entre être humains on instaure un langage et on donne à son interlocuteur la possibilité de s'engager dans la voie de la résolution 
  • L'appel du directeur quand clairement le client commence à tarder. Si vous êtes en même temps le directeur et le commercial, disons qu'il faut savoir à partir de quel moment il vous faut être plus former ;
  • L'appel du service comptable, pour les entreprises qui en ont un, c'est le dernier point avant la lettre juridique.


Initier une action en justice n’est pas facile mais surtout elle n’est pas toujours rentable. Si le coût de recouvrement est supérieur au montant, l’abandon semble être la meilleure décision. D'autres actions comme la vente de la créance existe aussi mais elle signe justement la fin de la relation et de manière... brutale. Point de retour en arrière.

Vous l’aurez compris, le risque zéro en matière d’impayés n’existe pas. Il faut se laisser une marge pour être compétitif mais couper court quand une négociation vous met en situation difficile. En fin de compte, le risque sera considéré différemment selon le profil de l’entrepreneur.

 

Winnie NDJOCK


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